Quy định về chữ ký của hóa đơn điện tử

Chữ ký của hóa đơn điện tử là 1 nội dung quan trọng mà không chỉ kế toán, nhà quản lý cần phải biết. Bài viết này, kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn bạn các quy định mới nhất về chữ ký của hóa đơn điện tử.

1. Văn bản pháp luật quy định về chữ ký của hóa đơn điện tử

  • Nghị định 119/2018/NĐ-CP
  • Thông tư 68/2019/TT-BTC
  • Nghị định 123/2020/NĐ-CP

2. Quy định về chữ ký của hóa đơn điện tử

2.1 Chữ ký của hóa đơn điện tử là gì?

Chữ ký của hóa đơn điện tử là chữ ký số. Tại đó, Chữ ký số là một tập con của chữ ký điện tử. Trong đó, chữ ký điện tử được định nghĩa là thông tin đi kèm theo dữ liệu, có thể ở dạng văn bản, hình ảnh hay video nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. 

Cụ thể hơn, chữ ký số khóa công khai (hay hạ tầng khóa công khai) là mô hình sử dụng các kỹ thuật mật mã để gắn với mỗi người sử dụng một cặp khóa công khai - bí mật và qua đó có thể ký các văn bản điện tử cũng như trao đổi các thông tin mật. Khóa công khai thường được phân phối thông qua chứng thực khóa công khai.

Chữ ký số được coi là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử giúp xác thực hóa đơn điện tử đó do đơn vị nào phát hành, có đầy đủ tính chất pháp lý và công nhận hóa đơn điện tử đó đã được mã hóa không thể sửa đổi sau khi ký.

2.2 Quy định về chữ ký số của người bán trên hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về chữ ký số người bán trên hoá đơn điện tử:

  • Với trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn phải là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
  • Với trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Đồng thời, kế toán doanh nghiệp tổ chức cần phải lưu ý về thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử như sau:

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn ngoại trừ một số lĩnh vực đặc thù cung cấp điện, nước, truyền hình, viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin…có hướng dẫn riêng của Tổng cục Thuế. Do vậy, các kế toán viên cần lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo đáp ứng đúng quy định về Ngày hóa đơn và Thời điểm ký số khớp nhau tránh trường hợp hóa đơn không hợp lệ.

2.3. Quy định về chữ ký số người mua trên hoá đơn điện tử

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC và NĐ 123/2020/NĐ-CP, với trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh, đơn vị kế toán và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

Tuy nhiên trong một số trường hợp người mua không nhất thiết phải có chữ ký số trên hoá đơn:

- Người mua không phải là đơn vị kế toán và hai bên không thỏa thuận yêu cầu chữ ký số người mua trên hóa đơn điện tử.

- Người mua là đơn vị kế toán nhưng có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… không cần chữ ký số người mua

Riêng trường hợp hai bên mua – bán có thỏa thuận về việc hóa đơn điện tử yêu cầu đầy đủ chữ ký số của bên bán và bên mua thì quy định pháp luật ưu tiên tôn trọng thỏa thuận của hai bên.

2.3 Một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký số của cả người bán và người mua

Theo NĐ 123/2020/NĐ-CP và TT 68/2019/TT-BTC thì các trường hợp sau không cần phải có đầy đủ chữ ký của người bán và người mua

a) Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

b) Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.

c) Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

d) Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

đ) Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.

Trường hợp tổ chức kinh doanh hoặc tổ chức không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không thì chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho các cá nhân của tổ chức kinh doanh, cá nhân của tổ chức không kinh doanh thì không được xác định là hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hàng không phải lập hóa đơn điện tử có đầy đủ các nội dung theo quy định giao cho tổ chức có cá nhân sử dụng dịch vụ vận tải hàng không.

e) Đối với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

g) Đối với Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ thì trên Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng, phương tiện vận chuyển. Cụ thể: tên người mua thể hiện người nhận hàng, địa chỉ người mua thể hiện địa điểm kho nhận hàng; tên người bán thể hiện người xuất hàng, địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng và phương tiện vận chuyển; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.

Đối với Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thì trên Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thể hiện các thông tin như hợp đồng kinh tế, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa điểm kho xuất, địa điểm kho nhận, tên sản phẩm hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Cụ thể: ghi số, ngày tháng năm hợp đồng kinh tế ký giữa tổ chức, cá nhân; họ tên người vận chuyển, hợp đồng vận chuyển (nếu có), địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng.

h) Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

i) Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý là hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.

k) Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh theo quy định của Chính phủ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính; số lượng; đơn giá; phần tên hàng hóa, dịch vụ ghi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên.

Trên đây là hướng dẫn về quy định chữ ký trên hóa đơn điện tử. Nguồn bài viết thuộc về Kế toán Lê Ánh. Các website khác, copy bài viết, vui lòng trích dẫn nguồn bài viết.

Bạn đọc nên xem thêm bài viết sau để ký hóa đơn điện tử đúng quy định:

Quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử